「もう迷わない」英語のビジネスメールを書く5つのステップ

海外の顧客や取引先とメールをやり取りする際、以下のようなことを思ったことはありませんか？

本記事では、「シンプルで絶対に失敗しない」英語でのビジネスメールの書き方をわかりやすく説明します。

これさえ覚えておけば間違いありませんので、是非参考にしてください。

まずは全体の流れを理解しよう！

挨拶→相手へのお礼→メールの目的→結びの言葉→締め

英語でのビジネスメールはこれが基本的な形です。

日本語では丁寧さを表すために、文章が長くなりがちですが、

英語のメールでは「わかりやすい」「シンプル」「フォーマルな表現」がとても重要です。

それでは実際に書き方を見ていきましょう！

1.まずは相手への挨拶から

これは日本のメールでいうと「○○様」に当てはまります。

これはビジネスでは、「Dear Mr./Mrs. ○○」になります。これを使っておけば間違いありません。

関係者全員に送りたい場合や、相手の名前が分からない場合は、「To whom it may concern」が使えます。

これはTOEICでもよく見る表現ですね。

もし相手が何度もあって、親しい仲であれば、「Hi ○○」でも問題ありません。

しかし繰り返しますが、ビジネスの場合は「Dear Mr./Mrs. ○○」が無難で最適です。

最後に挨拶表現を以下にまとめています。

2.相手へのお礼

顧客からの問い合わせに返信する場合など、まずお礼の一行が必要になります。(こちらからの初めてのメールなどの場合は不要)

そしてこのお礼を表すのは「Thank you for~」が最適です。

例えば誰かが質問してきた場合などは、

Thank you for contacting XYZ company.
連絡ありがとうございます。

などと言うことができます。

またメールを送ってもらった場合は、

Thank you for your e-mail.
メールありがとうございます。

など、Thank you for ～を使って感謝の気持ちを示しましょう。この表現よって丁寧な印象が伝わります。

その他の例文も下に示しますので、是非参考にしてください。

Thank you for your quick response.
早急な返信ありがとうございます。

Thank you for sending me samples.
サンプルを送ってくれてありがとうございます。

Thank you for yesterday’s meeting.
昨日の会議はありがとうございました。

3.目的を述べる

挨拶などが終わったら、最も大事な「メールの目的」を述べましょう。

日本のメールでは、目的に入るまでに複数文章を入れてしまいがちですが、英語では「シンプルになるべく早く目的に移る」ことが重要です。

例えば、

I am writing to enquire about your products.
御社の製品について問い合わせさせていただきます。

上記の例のように、なぜこのメールを書いたのか（目的）を明確に相手に伝わるように書きましょう。

4.結びの言葉を述べる

メールを終える前に、再度お礼を良い、丁寧な結びの言葉が必要になります。

例えば以下のような表現を参考にしてください。

そしてお礼を言った後、相手からの質問や問い合わせなどについてメッセージを入れて終わるのがベストです。

5.最後はクロージングの定型文

最後は定型文を使って締めましょう。

ビジネスで使える締めの定型文としては、以下のものになります。

これらの表現に特に違いはありませんが、Best regards,が最も無難で多用されています。

また「Best wishes」 や 「Cheers」のような表現はカジュアルで、ビジネスの場面では向いていないため注意しましょう。