「絶対失敗しない」ネイティブに聞いた英語での電話対応

海外の顧客や取引先との電話で以下のようなことを経験したことはありませんか？

私も最初の頃は海外の方と電話するのは苦痛でした。

普通に聞き取るのも難しいのに、電話では更に聞き取りづらいですよね、

しかし電話にはある程度パターンがあり、それらの表現を理解することで、驚くほど会話がスムーズにできるようになりました。

今回は電話での頻出表現を場面別に紹介していきます。

これらをマスターすれば、普段の電話でのコミュニケーションが格段に楽になると思いますので、是非参考にしてください。

電話に出る時の表現

まずは一番最初の電話に出るときの表現をマスターしましょう。

基本的に海外からの電話に出た時には以下の流れが一般的です。

「あいさつ → 電話へのお礼 → 自分の名前 → 要件を聞く」

まずは上記の流れを踏まえて、それぞれどういう表現を使うか確認していきましょう。

こういった流れはもう決まっていますので、この手順と表現を覚えておくことが重要です。

相手の名前を尋ねる表現

相手の名前を尋ねるのもよくある場面ですね。今回はクイズ形式で考えたいと思います。

相手の名前を聞く表現は以下のように複数ありますが、どれが正しい表現でしょうか？

答えはBの「May I ask who is calling?」です。

AとCではカジュアルすぎる印象で、「誰ですか？」と聞いているニュアンスですので失礼になってしまいます。

いきなりの電話では緊張してしまい、とっさに失礼な言葉が出てしまいますので、事前にしっかり覚えておくことが重要です。

こちらからの質問や要望をする表現

電話での相手がなんて言っているか理解できないときは本当に困ってしまいますよね。

そういう場面でも冷静に対処できるように決まり文句を覚えておきましょう。

電話では相手の表情が見えないため、なるべく丁寧な言葉遣いが求められますので、この機会に上の表現を是非マスターしてください。

またこういった表現のメモを手元において置くことで安心して電話にも望めます。

電話を終える時の表現

いよいよ電話を終わる時です。ここまでできたら完璧ですので、是非最後まで確認してください。

相手の連絡先を確認

伝言などがあった際や、また折り返し電話をする時のために、相手の連絡先を聞く必要があります。

その時には以下の表現が使えます。

次にやることを伝える

最後に、〇〇さんにお伝えします。〇〇を確認しておきます。などを伝える必要があります。

以下には代表的な例を示しています。

ここでは相手がいったことをリピートして対処することが多いですので、相手が出した要望をしっかり確認しておくことが重要です。

まとめ

今回は電話応対の方法をまとめ紹介しました。

いきなりの電話は本当に大変で、ミスもしてしまいますが、基本的な表現を覚えておくことでスムージに会話を進めることができます。

是非この機会にマスターしてください。